Rocha & Queiroz Advogados · Consultivo Tributário

Empresas no regime do Lucro Real frequentemente pagam mais PIS e COFINS do que deveriam. O motivo: a Receita Federal adota uma interpretação restritiva sobre quais gastos geram crédito, interpretação essa que o Superior Tribunal de Justiça (STJ) já declarou ilegal. Entender essa diferença pode representar uma recuperação tributária significativa para o seu negócio.

No regime não cumulativo do PIS e da COFINS, a empresa não paga as contribuições sobre o faturamento bruto. Ela deduz, do valor devido, os créditos calculados sobre determinados gastos realizados na atividade. A lógica é simples: o tributo deve incidir apenas sobre o valor que a empresa efetivamente agrega não sobre tudo que ela movimenta.

O problema está na definição de quais gastos geram crédito. A lei fala em “bens e serviços utilizados como insumo”, mas não explica o que é insumo. Essa lacuna criou décadas de disputa entre contribuintes e Fisco — até que o STJ, em 2018, encerrou a questão com um precedente vinculante.

No julgamento do REsp 1.221.170/PR, o STJ fixou uma tese de observância obrigatória por todos os tribunais e pela própria Administração Pública: o conceito de insumo deve ser definido com base em dois critérios essencialidade e relevância analisados sempre em função da atividade econômica específica daquele contribuinte.

O gasto é indispensável para a empresa funcionar. Sem ele, a atividade fica inviabilizada ou comprometida seja porque a lei exige, seja porque o processo produtivo depende diretamente daquele custo. O gasto tem importância estrutural para a operação, mesmo que não seja absolutamente necessário. É o caso de custos que, sem serem vitais, integram de forma significativa o modo como a empresa gera receita. O ponto central da decisão é que esses critérios dependem da realidade de cada empresa. Não existe uma lista fechada de insumos válidos. O que importa é demonstrar, concretamente, que aquele gasto é necessário ou relevante para a sua atividade específica.

Com base na decisão do STJ e na jurisprudência que se formou ao redor dela, é possível identificar cinco grandes grupos de gastos que podem, dependendo da atividade da empresa qualificar-se como insumos.

    Grupo 1 · Gastos diretamente ligados à produção ou ao serviço
São as matérias-primas, os materiais intermediários, as embalagens necessárias ao produto e os combustíveis usados no processo produtivo. Esses são os casos menos controvertidos: o gasto toca diretamente o produto ou o serviço prestado, e a essencialidade é evidente. Base legal: arts. 3º, II, Leis 10.637/02 e 10.833/03 · STJ, Tema 779 · Súmula CARF nº 234

Grupo 2 · Gastos exigidos por lei para a empresa poder operar
Aqui entram os custos que a empresa não escolhe ter: são impostos pela legislação como condição para exercer a atividade de forma lícita. Equipamentos de Proteção Individual (EPIs), uniformes exigidos por norma, laudos técnicos de segurança (como PCMSO e PGR) e exames médicos ocupacionais são exemplos típicos. Se a empresa não incorre nesses gastos, ela não pode operar — o que por si só demonstra sua essencialidade. Base legal: STJ, Tema 779 · Parecer Normativo COSIT nº 5/2018 · Súmula CARF nº 235

Grupo 3 · Benefícios trabalhistas previstos em convenção ou acordo coletivo
Quando a empresa concede alimentação, plano de saúde, seguro de vida ou paga treinamentos por força de uma convenção ou acordo coletivo de trabalho, esses benefícios deixam de ser uma escolha da empresa e passam a ser uma obrigação legal. A Constituição Federal reconhece força normativa vinculante aos instrumentos coletivos (art. 7º, XXVI), e seu descumprimento gera sanções. Por isso, esses gastos não são “benefícios pessoais ao empregado” — são custos obrigatórios da atividade, tão essenciais quanto qualquer outro encargo trabalhista. A apresentação da CCT ou ACT vigente é fundamental para sustentar o crédito. Base legal: STJ, Tema 779 · art. 7º, XXVI, CF/88 · Súmula CARF nº 235 · Parecer Normativo COSIT nº 5/2018

  Grupo 4 · Estrutura que sustenta a operação
    São os gastos que não aparecem no produto final, mas sem os quais o processo não funciona: energia elétrica usada na produção, combustível da frota operacional, manutenção de equipamentos, seguros de bens produtivos e aluguel de espaços onde a atividade acontece. O STJ já reconheceu expressamente que energia elétrica é insumo — e o mesmo raciocínio se aplica a outros recursos estruturais da mesma natureza. Base legal: STJ, Tema 779 · STJ, REsp 1.746.658/RS · Parecer Normativo COSIT nº 5/2018

Grupo 5 · Gastos de relevância — zona de maior disputa
Alguns gastos não se enquadram com facilidade nos grupos anteriores, mas podem gerar crédito quando a empresa demonstra sua importância para o negócio: despesas financeiras vinculadas ao ciclo produtivo, serviços de logística e transporte, consultorias técnicas especializadas e honorários advocatícios em litígios relacionados à atividade. São os casos que exigem análise individualizada mais cuidadosa e suporte documental reforçado, pois o risco de questionamento pela Receita Federal é maior.

Base legal: STJ, Tema 779 · análise casuística necessária

Por que a Receita Federal continua negando esses créditos?

A Instrução Normativa RFB nº 2.121/2022, o principal ato normativo da Receita sobre o tema, mantém uma lista de exclusões que contraria o que o STJ decidiu. A Receita classifica como “despesas pessoais” ou “assistenciais” gastos que, quando decorrem de obrigação normativa ou são essenciais à operação, deveriam gerar crédito.

Isso é juridicamente inválido por duas razões: primeiro, a Receita Federal não pode criar restrições que a lei não criou, é vedado inovar no ordenamento por ato administrativo (art. 84, IV, CF/88 e art. 97 do CTN). Segundo, um órgão administrativo não pode ignorar um precedente vinculante do STJ (art. 927, III, do CPC). Ao negar esses créditos, a Receita impõe ao contribuinte uma carga tributária maior do que a lei permite — o que pode e deve ser contestado.

O que é preciso para aproveitar esses créditos com segurança

Reconhecer que um gasto pode gerar crédito é apenas o primeiro passo. Para que o direito seja aproveitado com segurança, seja na via administrativa, seja no Judiciário, é necessário construir um conjunto probatório sólido, que demonstre três coisas:

1- Não basta dizer que o gasto existe. É preciso explicar, com documentos, por que ele é essencial ou relevante para o seu negócio específico — com laudos, contratos, convenções coletivas, regulamentos setoriais ou qualquer instrumento que demonstre essa vinculação.

2- O crédito só existe sobre custo efetivamente incorrido. Notas fiscais, recibos, folha de pagamento e extratos bancários são indispensáveis. Sem documentação adequada, o crédito fica vulnerável a glosa.

3- O enquadramento de cada rubrica como insumo deve ser fundamentado nos critérios fixados pelo STJ, com análise individualizada e linguagem técnica adequada — especialmente se o crédito for objeto de questionamento administrativo ou judicial.

A decisão do STJ no Tema 779 abriu uma janela significativa para empresas que vêm deixando de aproveitar créditos de PIS e COFINS a que têm direito. Isso inclui tanto o aproveitamento prospectivo, a partir de agora, na apuração mensal, quanto a recuperação dos últimos cinco anos, com atualização pela taxa Selic.

O ponto de partida é o diagnóstico: mapear os gastos da empresa, identificar quais se enquadram como insumos e quantificar o crédito não aproveitado. Esse trabalho exige tanto conhecimento técnico tributário quanto familiaridade com a operação do negócio e é exatamente onde a assessoria jurídica especializada faz diferença.

Da autora Aline Farias, advogada tributária, OAB/SP 539-771, representante do escritório Rocha e Queiroz Advogados.